De illusie van time management.
Time, een kort filmpje op youtube, volg deze link of klik op de foto om het te zien…
Herken je dit, dat het lijkt alsof de tijd vliegt wanneer je bezig bent met leuke zaken en dat de tijd voorbij kruipt wanneer je je verveelt of ergens op moet wachten? Wanneer ik druk bezig ben, wens ik altijd dat er meer uren in een dag zitten, zodat ik meer werk kan verzetten. Een vriend wees mij op time management. Nou, dat werd een desillusie.
Want één ding is zeker, time management impliceert dat er controle bestaat over hoe tijd passeert. Maar er is echt niets wat je kunt veranderen aan hoeveel uren er in een dag zitten. Jouw taak is niet om tijd te management, maar jouw prioriteiten en jezelf!
Als we de illusie opgeven dat we tijd kunnen ‘managen’, wat is dan het werkelijke probleem?
Het probleem is dat we de perceptie hebben dat we niet genoeg tijd hebben. En dus, als we accepteren dat tijd een constante is, dan gaat het in werkelijkheid over onze eigen keuzes omtrent die tijd wat het verschil maakt, niet de tijd zelf. Gegeven het feit dat er een gelimiteerde hoeveelheid tijd in een dag zit, is de eerste stap om te vermijden dat je volledig overladen wordt en ook dat je weet hoe je nee kunt zeggen. Julian Birkinshaw en Jordan Cohen, die de laatste jaren onderzoek hebben gedaan naar hoe met name kennismedewerkers meer productiever kunnen worden, zijn heel duidelijk: we moeten taken die niet belangrijk zijn elimineren of delegeren en deze vervangen door taken met meer toegevoegde waarde. In hun artikel ‘Maak tijd voor werk dat ertoe doet’, dat verschenen is in het Harvard Business Review, hebben Cohen en Birkinshaw een simpel proces aangereikt wat je helpt om de niet belangrijke taken te filteren, zodat jouw productiviteit kan toenemen:
Identificeer lage-toegevoegde waarde-taken binnen jouw rol
De eerste stap is om een lijst te maken van al jouw activiteiten. Daarna analyseer je hun mate van belangrijkheid gerelateerd aan jouw rol. Het doel is om de lage toegevoegde waarde taken te identificeren, zodat je geen tijd verdoet aan taken die geen waarde toevoegen voor jouw rol.
Besluit om te elimineren, delegeren of opnieuw te plannen.
De tweede stap is om deze taken in drie categorieën onder te brengen:
- Snel elimineren: dit verwijst naar zaken waarmee je kunt stoppen zonder dat dit negatieve gevolgen heeft.
- Zaken overdragen: dit verwijst naar taken binnen jouw rol die je kunt delegeren met een minimale inspanning.
- Lange termijn kansen: dit verwijst naar taken die opnieuw gestructureerd of overzien moeten worden, dus opnieuw plannen.
Dit helpt je om de activiteiten te identificeren waaraan je je niet moet committeren.
Taken overdragen
De derde stap is om taken over te dragen en opnieuw toe te wijzen aan je collega’s. Deze stap is erg belangrijk omdat het je gaat helpen om focus en toewijding te ontwikkelen voor al jouw waarde toevoegende taken en tegelijkertijd worden je collega’s meer betrokken, ergo meer productiviteit.
Wijs de vrijgekomen tijd toe aan andere taken
De vierde stap is om te bepalen hoe jij het beste uit de door jouw zojuist bespaarde tijd kunt halen. Deze stap is cruciaal om de belangrijke zaken, waar je normaal gesproken geen tijd voor hebt, te identificeren. Jordan en Julian bevelen aan om alle belangrijke activiteiten waaraan je geacht wordt te werken, maar niet als zodanig aan werkt, op te schrijven en bij te houden waaraan je wel je tijd besteedt zodat je gaat ontdekken of je jouw tijd efficiënt spendeert.
Houd vast aan je plan
De laatste stap is om het management betrokken te krijgen. Als jij effectief wil worden in jouw prioriteiten en jezelf te managen, kan dit geen eenmans-proces zijn. Bespreek daarom regelmatig met jouw leidinggevende de mate van belangrijkheid van al jouw taken, zodat je er zeker van bent dat je niet je tijd besteedt aan het werken aan taken met lage toegevoegde waarde voor jouw rol.
Hoe kan ik prioriteren?
De eerste stap om je in jouw time mangamenet proces te helpen, is door je onbelangrijke taken kwijt te raken. Wat echt helpt in dit proces is om je activiteiten te prioriteren. Soms raken we de weg kwijt met focussen op taken die urgent maar niet belangrijk zijn, waardoor we niet het beste uit onze tijd halen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld ‘brandjes blussen’, andermans problemen oplossen etc. Zaken die op de een of andere manier haast hebben en waarvoor jij geen tijd neemt om dan te bedenken of ze wel belangrijk zijn voor jouw rol. Zo lang je dit patroon in stand houdt, kom je niet aan de echt belangrijke zaken toe.
Urgent lijkt de goede reden om iets te doen. Het helpt misschien om de ruis van de korte termijn kwijt te raken door het ‘krakende wiel’ te verschuiven naar de bovenkant van de ‘smeerlijst’. Maar voor de langere termijn laat je de werkelijke prioriteiten los. Laat liever het wiel iets langer kraken als dat betekent dat de hele machine morgen geolied draait! Word geen ‘gevangene’ van je eigen urgentie als er hogere prioriteiten in het spel zijn.
Een heel duidelijk instrument dat hierbij kan helpen is de Eisenhower Matrix. Dit is eigenlijk een time management klassieker welke jou kan helpen om je echte prioriteiten te identificeren zodat je zeker bent dat je bereikt wat voor jou het belangrijkste is. Het helpt je ook om te begrijpen wat het verschil is tussen belangrijk en urgent.
En, hoe zit het met jou? Heb jij goed zicht op welke taken in jouw rol van echt toegevoegde waarde zijn en welke je beter zou kunnen elimineren? En wat zou jij met die vrijgekomen tijd kunnen doen wat wel van toegevoegde waarde is voor jouw rol?
